Checklist de documentos para la declaración de la renta y cómo automatizarlo

checklists may. 14, 2020

Cuántas veces te has preguntado qué documentos necesitas para hacer la declaración de la renta. Yo muchas cuando empecé mi carrera como fiscalista.

En ese momento no había ningún sitio que te dijera qué información tenías que pedir para poder preparar una declaración del IRPF. Por eso, en este artículo quiero listar algunos de los documentos que deberías pedir para hacer la renta para que lo tengas como referencia.

Este listado lo he elaborado en base a lo que comentaba en este otro artículo y, como comentaba ahí, es importante que analices siempre caso por caso si necesitas incluir más puntos a tu listado.

Aprovechando este artículo, quiero explicaros cómo estamos ayudando a otros profesionales a preparar su checklist con Parallel y automatizar el proceso de recopilar la información.


Si tienes curiosidad por probar Parallel por ti mismo, puedes pedir una invitación aquí:


Listado de documentos para hacer la declaración del IRPF

Tal y como comentaba en el artículo anterior, en base a los datos fiscales de la Agencia Tributaria que había analizado, la información mínima que necesitas pedir para poder hacer la declaración es la siguiente:

  • Certificados de retenciones de cada uno de los empleadores o pagadores del contribuyente.
  • Certificados fiscales emitidos por las entidades bancarias.
  • Certificados fiscales emitidos por las entidades bancarias o sociedades gestoras de otros productos financieros no incluidos en las declaraciones anteriores.
  • Certificados de retenciones emitidas por las sociedades no cotizadas.
  • Informes de bases y cuotas ingresadas a la Seguridad Social.
  • Certificados de donaciones de las entidades sin ánimo de lucro.
  • Recibos del IBI -Impuesto sobre Bienes Inmuebles- de cada uno de los inmuebles.
  • Liquidaciones efectuadas por la Administración Tributaria sobre las declaraciones de los años anteriores.

Recuerda, preparar una renta no es un ejercicio automático de aceptar el borrador. Hay que revisar siempre si el contribuyente tiene más elementos o si con la información que esté contenida dentro de estos documentos tendrás todo lo necesario para declarar todas las rentas.  

¿Cómo automatizar el proceso de recopilar la información?

En Parallel queremos ayudarte y devolverte tu tiempo. Por eso, te voy a enseñar paso a paso cómo con nuestra plataforma puedes automatizar el proceso de recopilar la información y evitar la tarea tediosa de ir detrás de tu cliente, cruzarte un montón de correos hasta obtener toda la información y buscar entre varios correos la información que pediste.

1. Crea el listado de información que necesitas

Empieza seleccionando el botón de crear una petición nueva:

El botón señalado en rojo sirve para crear una petición.
El botón señalado en rojo sirve para crear una petición.

Seguidamente, introduce un nombre para tu referencia interna. Podrás ponerle otro nombre al asunto del mensaje.

Yo voy a ponerle el nombre de "Declaración de renta para el 2019".

Incluye un nombre para tu referencia interna.
Incluye un nombre para tu referencia interna.

Ahora, incluye todos los documentos y las preguntas que quieras pedirle a tu cliente seleccionando el botón de Añadir campo.

Selecciona el botón de "Añadir campo" para incluir los documentos que necesitas.
Selecciona el botón de "Añadir campo" para incluir los documentos que necesitas.

A continuación, incluye todos los elementos que necesites de tu cliente.

Introduce todos los documentos que necesites en el listado.
Introduce todos los documentos que necesites en el listado.

Como puedes ver en la imagen anterior, puedes ajustar la configuración de cada campo, especificando si un campo es obligatorio o no, o si permites que tu cliente te pueda incluir múltiples respuestas o múltiples archivos.

Además, al añadir un campo, podrás seleccionar si lo que quieres es un documento o una respuesta escrita de tu cliente.

Puedes elegir si quieres una respuesta escrita o un archivo.
Puedes elegir si quieres una respuesta escrita o un archivo.

Ahora que ya has incluido toda la información que necesitas, vamos a preparar el mensaje para tu cliente y a configurar la automatización como, por ejemplo, los recordatorios.

2. Personaliza un mensaje y configura los recordatorios automáticos

Introduce el destinatario que quieres que responda esta petición de información y añade un mensaje.

Si introduces más de un destinatario, todos ellos tendrán acceso a una misma petición. Esto te permite, por ejemplo, que tu cliente y su asistente puedan colaborar y completar la petición de manera conjunta.

Si lo que buscas es pedir lo mismo a varios clientes distintos, te explicaremos en otra entrada cómo puedes reaprovechar una petición clonándola.

Introduce el destinatario o los destinatarios, e incluye un mensaje.
Introduce el destinatario o los destinatarios, e incluye un mensaje.

Seguidamente puedes configurar los recordatorios automáticos y elegir cada cuántos días quieres que le lleguen estos mensajes y si quieres  que únicamente le lleguen de lunes a viernes.

Sabemos que cada cliente es un mundo, y ¿quién mejor que tú conoce a su cliente? Por eso, dejamos que tú mismo puedas configurar cada cuánto quieres que le lleguen los recordatorios a tu cliente.

Del mismo modo, podrás elegir en qué idioma quieres que los mensajes de Parallel le lleguen a tu cliente, así como si quieres informar acerca de la fecha de vencimiento (deadline) para la que necesitas la información.

Configura los recordatorios automáticos, el idioma y el deadline para tu cliente.
Configura los recordatorios automáticos, el idioma y el deadline para tu cliente.

Ahora que ya lo tienes todo listo puedes enviar ya la petición o, si todavía no es el momento del día para enviarlo, puedes programar para que se envía más tarde.

3. Sigue con tus cosas y espera que te avisemos cuando esté todo completado

Una vez puesta en marcha la petición ya puedes centrarte en tu trabajo y esperar a que Parallel te notifique cuando esté toda la información completa.

Parallel se encargará de crear un portal específico para tu cliente y permitirle subir la información que necesitas.

Este es el portal del cliente donde podrá subir la información.
Este es el portal del cliente donde podrá subir la información.

¿Y qué pasa si quieres saber cómo está la información?

No te preocupes, podrás consultar el estado e ir revisando la información en tu listado de peticiones si lo deseas.

Haz seguimiento de tus peticiones dentro de Parallel.
Haz seguimiento de tus peticiones dentro de Parallel.

Empieza a automatizar tus checklists

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Si tienes cualquier duda o sugerencia, puedes contactar con nosotros a través de Twitter o en el email hello@parallel.so.

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Derek Lou

CEO & cofounder at Parallel. He loves tech and coding. He worked before as a legaltech consultant, legaltech project manager, and tax lawyer at Cuatrecasas.

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